Grafikonok segítségével számadatokat tudunk grafikusan ábrázolni, így érthetőbbé, áttekinthetőbbé tenni.
Érdemes az ábrázolandó tartományt úgy kialakítani, hogy az első sor és oszlop az adatok megnevezését tartalmazza. Ezeket az információkat felhasználhatjuk a diagram feliratozásához, így biztosítjuk a diagram érthetőségét.
A következőkben a leggyakrabban használt diagramtípusokat tekintjük át.

Az Oszlop- és a Sávdiagram a legtöbb táblázat ábrázolására alkalmas. Ezeknek a diagramtípusoknak a segítségével az adatokat összehasonlító jelleggel egymás mellé vagy összegzésképpen egymásra tehetjük, illetve százalékos megoszlást is ábrázolhatunk.

A vonal típusú diagramok esetén az egyes adatsorokat nem oszlopokkal vagy sávokkal ábrázoljuk, hanem pontokkal és az azokat összekötő vonalakkal. Alkalmasak például hőmérsékleti értékek vagy mérési adatok ábrázolására, ahol az egyes pontokat érdemes összekötni.

A Kördiagram egy adatsor – egy sor vagy egy oszlop – százalékos megoszlásának ábrá­zolására alkalmas.

Az oszlop és sávdiagramhoz hasonlóan a kördiagramnak is létezik háromdimenziós változata.

A következőkben tekintsük át a grafikonok legfontosabb részeit. Példának vegyünk egy egyszerű oszlopdiagramot. Természetesen az egyes részek, illetve azok elnevezései némiképp különbözhetnek egymástól más és más típusok esetén.

Vízszintes tengely: a vízszintes tengelyen (kategóriatengelyen) található értékek (lehet szöveges érték is), melyeknek funkciója a csoportosítás.

Sorozat: az egyes kategóriákhoz tartozó olyan értékek sorozata, amelyek össze­tartoznak.

Adatpont: egy adatpont egy sorozatnak egy értéke.

Függőleges tengely: az oszlopdiagram függő­leges tengelye, mely az ábrázolt értékek skáláját mutatja.

Jelmagyarázat: ez mutatja meg, hogy a különböző színű adatsorok milyen értékeket ábrázolnak. Ha csak egy adatsorunk van, akkor nem feltétlenül szükséges, de ha több van, akkor mindenképp látszódnia kell, hiszen így biztosítja a diagram egyértel­műségét.

Rácsvonalak: itt állítható a rácsvonalak száma és ezzel együtt a függőleges tengely beosztása.

Diagramterület: a teljes diagram területe, beleértve a diagramcímet, jelmagyarázatot és a feliratokat is, erre kattintva tudjuk kijelölni a teljes diagramot.